Gemba Walk: Klucz do zwiększenia bezpieczeństwa w miejscu pracy

Współczesne średnie i duże firmy, zwłaszcza te operujące na dużą skalę, stają przed wyzwaniem nie tylko optymalizacji procesów produkcyjnych, ale również zapewnienia najwyższego poziomu bezpieczeństwa w miejscach pracy dla swoich pracowników. Jednym z narzędzi, które mogą znacząco przyczynić się do osiągnięcia tych celów, jest Gemba Walk – praktyka wywodząca się z filozofii Lean Management.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym jest Gemba Walk, jak powstało to pojęcie oraz jak może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa w miejscu pracy w dużych firmach.

Czym jest Gemba Walk?

Gemba Walk to praktyka zarządzania, która polega na regularnym odwiedzaniu przez menedżerów i liderów organizacji miejsc, gdzie rzeczywiście wykonywana jest praca, czyli tzw. “gemba” (z japońskiego 現場 – miejsce, gdzie dzieje się prawdziwa praca). Głównym celem Gemba Walk jest obserwacja procesów, komunikacja z pracownikami, identyfikacja problemów oraz szukanie możliwości usprawnień.

Skąd się wzięło?

Koncepcja Gemba Walk ma swoje korzenie w Toyota Production System (TPS), systemie zarządzania produkcją opracowanym przez Taiichi Ohno i Eiji Toyodę w połowie XX wieku. TPS skupia się na eliminacji marnotrawstwa (z jap. „muda”) i ciągłym doskonaleniu procesów. Jednym z fundamentów TPS jest zasada Genchi Genbutsu, co oznacza “idź i zobacz”, czyli bezpośrednią obserwację miejsca, gdzie dzieje się praca, aby lepiej zrozumieć problemy i znaleźć rozwiązania.

Na czym polega?

Podstawowe założenia obejmują:

1. Obserwacja procesów: Menedżerowie osobiście odwiedzają miejsca pracy, aby na własne oczy zobaczyć, jak przebiegają procesy produkcyjne czy operacyjne. Ważne jest, aby obserwacje te były prowadzone bez uprzedzeń i wstępnych założeń.
2. Komunikacja z pracownikami: Podczas wizyt menedżerowie mają okazję bezpośrednio rozmawiać z pracownikami. Zadawanie pytań i słuchanie ich odpowiedzi pozwala zrozumieć rzeczywiste problemy i wyzwania, z którymi się mierzą. “Przechadzający” się menedżer lub kierownik nie skupia się jedynie na procesie, ale też na ludziach oraz budowaniu z nimi relacji i zaufania. Kluczem jest więc zadawanie odpowiednich pytań, choć musi być to robione w nienatarczywy sposób, bez podejścia kontrolującego i traktowania z góry.
3. Identyfikacja problemów: Bezpośrednia obserwacja i komunikacja umożliwiają szybkie wykrywanie problemów i obszarów, które wymagają poprawy.
4. Dokumentowanie spostrzeżeń: Zbieranie danych i notatek jest kluczowe, aby móc później analizować informacje i wprowadzać usprawnienia.

Jak Gemba Walk może być pomocne w zwiększaniu bezpieczeństwa w miejscu pracy?

W kontekście dużych firm, bezpieczeństwo w miejscu pracy jest priorytetem, a Gemba Walk może odegrać kluczową rolę w jego zapewnieniu. Oto kilka sposobów, w jakie metoda ta może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa:

1. Wczesne wykrywanie zagrożeń: Regularne wizyty w miejscach pracy pozwalają na wczesne wykrywanie potencjalnych zagrożeń. Menedżerowie, mając bezpośredni kontakt z miejscem pracy, mogą zauważyć niebezpieczne warunki lub ryzykowne zachowania pracowników, zanim doprowadzą one do wypadków.
2. Bezpośrednia komunikacja z pracownikami: Bezpośrednie rozmowy z pracownikami umożliwiają lepsze zrozumienie ich perspektywy i obaw związanych z bezpieczeństwem. Pracownicy często mają cenne uwagi dotyczące potencjalnych zagrożeń, które mogą być przeoczone przez osoby na wyższych szczeblach organizacji.
3. Promowanie kultury bezpieczeństwa: Regularne Gemba Walk pokazują pracownikom, że kierownictwo jest zaangażowane w kwestie bezpieczeństwa. Taka praktyka może motywować pracowników do większej dbałości o swoje bezpieczeństwo oraz do zgłaszania wszelkich nieprawidłowości.
4. Dokumentowanie i analiza danych: Zbieranie i analizowanie danych z Gemba Walk pozwala na tworzenie skuteczniejszych strategii poprawy bezpieczeństwa. Można zidentyfikować powtarzające się problemy i opracować konkretne działania naprawcze.
5. Szkolenia i edukacja: Na podstawie obserwacji z Gemba Walk można dostosować programy szkoleniowe dla pracowników. Szkolenia mogą być bardziej ukierunkowane na rzeczywiste zagrożenia i problemy, co zwiększa ich efektywność.

Praktyczne wdrożenie Gemba Walk w dużej firmie

Aby skutecznie wdrożyć Gemba Walk w dużej firmie, warto przestrzegać kilku kluczowych kroków:

1. Planowanie wizyt: Regularne i systematyczne wizyty są kluczowe. Powinny być one zaplanowane z wyprzedzeniem, a harmonogram powinien obejmować różne działy i lokalizacje firmy.
2. Szkolenie menedżerów: Menedżerowie powinni być odpowiednio przeszkoleni, aby wiedzieć, na co zwracać uwagę podczas Gemba Walk oraz jak prowadzić rozmowy z pracownikami.
3. Zaangażowanie wszystkich poziomów organizacji: Gemba Walk powinny być realizowane nie tylko przez najwyższe kierownictwo, ale również przez liderów niższego szczebla. Ważne jest, aby cała organizacja była zaangażowana w proces.
4. Dokumentowanie i analiza: Wszystkie spostrzeżenia z Gemba Walk powinny być dokładnie dokumentowane. Dane te należy regularnie analizować, aby wyciągać wnioski i wprowadzać odpowiednie zmiany.
5. Implementacja zmian: Na podstawie zebranych danych należy wprowadzać konkretne działania naprawcze. Ważne jest, aby zmiany te były monitorowane i oceniane pod kątem skuteczności.

Wpływ oprogramowania HSEnet i audytów online na efektywność Gemba Walk 

Gemba Walk może znacząco zyskać na skuteczności dzięki wsparciu nowoczesnych technologii, w tym oprogramowania do zarządzania BHP i modułów do prowadzenia audytów online za pomocą smartfonów i urządzeń mobilnych. Poniżej przyjrzymy się, jak takie oprogramowanie może ułatwić i usprawnić proces Gemba Walk, szczególnie w kontekście zwiększania bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Zalety wykorzystania oprogramowania HSENet podczas prowadzenia Gemba Walk

1. Zwiększona dokładność i spójność danych: Oprogramowanie BHP pozwala na systematyczne i dokładne rejestrowanie danych podczas Gemba Walk. Dzięki modułom do prowadzenia audytów online, menedżerowie mogą natychmiastowo wprowadzać dane do systemu, co minimalizuje ryzyko błędów i pominięć. Spójne i dokładne dane są kluczowe do efektywnego monitorowania i analizy zagrożeń.
2. Natychmiastowy dostęp do informacji: Dzięki mobilnym urządzeniom i aplikacjom, menedżerowie mogą mieć natychmiastowy dostęp do bieżących danych dotyczących bezpieczeństwa podczas Gemba Walk. To umożliwia szybkie podejmowanie decyzji i natychmiastowe reagowanie na zauważone problemy.
3. Ułatwienie dokumentacji i analizy: Oprogramowanie do zarządzania BHP umożliwia łatwe dokumentowanie wszystkich spostrzeżeń i działań podjętych podczas wizyty Gemba. Zdjęcia, filmy, notatki głosowe i pisemne mogą być bezpośrednio zapisywane w systemie, co ułatwia późniejszą analizę i śledzenie postępów w wprowadzaniu zmian.
4. Śledzenie działań korygujących: Moduły do zarządzania audytami online umożliwiają przypisywanie konkretnych działań korygujących odpowiednim osobom i śledzenie ich realizacji. Menedżerowie mogą monitorować postęp wdrażania zaleceń bezpośrednio z poziomu aplikacji oraz dzięki automatycznym powiadomieniom mailowym, co zwiększa odpowiedzialność i efektywność działań.
5. Ułatwienie komunikacji: Oprogramowanie BHP może wspierać lepszą komunikację między różnymi działami i poziomami organizacji. Informacje z Gemba Walk mogą być łatwo udostępniane odpowiednim pracownikom, co pozwala na szybsze reagowanie i podejmowanie działań.

Praktyczne wykorzystanie oprogramowania HSEnet podczas Gemba Walk

1. Planowanie i przygotowanie

Przed rozpoczęciem Gemba Walk, oprogramowanie HSEnet umożliwia menedżerom zaplanowanie wizyty i zarejestrowanie jej w swoim kalendarzu, przygotowanie listy kontrolnej do wykorzystania podczas obchodu, a także zidentyfikowanie zadań oraz obszarów do szczególnej uwagi. Listy kontrolne mogą być dostosowywane w zależności od specyfiki danego miejsca pracy i aktualnych zagrożeń. Dzięki temu menedżerowie mogą skoncentrować się na najważniejszych aspektach bezpieczeństwa.

2. Przeprowadzanie Gemba Walk

Podczas wizyty Gemba, menedżerowie mogą korzystać ze smartfonów lub tabletów, aby wprowadzać dane bezpośrednio do systemu. Mogą oni:

• Rejestrować zauważone zagrożenia za pomocą zdjęć i filmów.
• Tworzyć notatki głosowe lub pisemne bezpośrednio w aplikacji.
• Przypisywać zadania i działania korygujące odpowiednim osobom natychmiast po ich zidentyfikowaniu.

3. Analiza i raportowanie

Po zakończeniu Gemba Walk, zebrane dane są automatycznie synchronizowane z centralnym systemem BHP, a raporty z audytów automatycznie wysyłane mailowo do odpowiednich osób. Menedżerowie mogą generować szczegółowe raporty, które przedstawiają wyniki wizyt Gemba, zidentyfikowane zagrożenia oraz podjęte działania. Automatyzacja procesu raportowania oszczędza czas i pozwala na bardziej precyzyjne monitorowanie postępów.

4. Śledzenie postępów

Oprogramowanie BHP umożliwia śledzenie realizacji działań korygujących. Menedżerowie mogą łatwo monitorować, które zadania zostały wykonane, a które wymagają dodatkowej uwagi. System przypomnień i powiadomień pomaga w terminowym wykonaniu wszystkich zaleconych działań.

Przykład sukcesu

Pewna duża firma z branży produkcyjnej wdrożyła Gemba Walk w swoich zakładach produkcyjnych rozmieszczonych w kilku lokalizacjach w kraju oraz wdrożyła oprogramowanie do zarządzania BHP z modułem audytów online. Dzięki regularnym wizytom menedżerów na liniach produkcyjnych udało się wcześnie zidentyfikować kilka poważnych zagrożeń związanych z obsługą maszyn. W rezultacie, wprowadzono nowe procedury bezpieczeństwa oraz przeprowadzono dodatkowe szkolenia dla pracowników. Przed wdrożeniem systemu wszystkie kontrole i audyty były przeprowadzane z użyciem papierowych formularzy, co prowadziło do licznych błędów i opóźnień w realizacji działań korygujących. Po wprowadzeniu nowego oprogramowania, menedżerowie byli w stanie natychmiast rejestrować i analizować dane podczas Gemba Walk. W ciągu roku liczba wypadków w tej firmie zmniejszyła się o 33%, a pracownicy zgłaszali większe poczucie bezpieczeństwa i zaangażowanie.

Gemba Walk to potężne narzędzie, które może znacząco przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa w dużych firmach. Poprzez bezpośrednią obserwację procesów, aktywną komunikację z pracownikami oraz systematyczne dokumentowanie i analizowanie zebranych danych, organizacje mogą skutecznie identyfikować i eliminować zagrożenia. Kluczowym elementem sukcesu jest zaangażowanie całej organizacji, regularność wizyt oraz gotowość do wprowadzania zmian. Dzięki temu praktyka ta może stać się fundamentem kultury bezpieczeństwa i ciągłego doskonalenia w każdej dużej firmie.

Integracja oprogramowania do zarządzania BHP oraz modułów do audytów online z praktyką Gemba Walk może znacząco poprawić skuteczność identyfikacji i eliminacji zagrożeń w miejscu pracy. Dzięki nowoczesnym technologiom, menedżerowie mogą bardziej efektywnie planować, przeprowadzać i analizować wykonane obchody, co prowadzi do zwiększenia bezpieczeństwa i lepszego zarządzania ryzykiem. W dużych firmach, gdzie skala operacji i liczba pracowników stanowią dodatkowe wyzwania, wsparcie technologiczne staje się kluczowym elementem w budowaniu kultury bezpieczeństwa i ciągłego doskonalenia.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie HSEnet i o tym, jak może pomóc Twojej organizacji, skontaktuj się z nami.