W poprzednim artykule mówiliśmy czym są działania BHP i jakie rodzaje działań możemy wyróżnić. W tym materiale pójdziemy o krok dalej i omówimy 6 przydatnych wskazówek, dzięki którym dowiesz się, jak skutecznie zarządzać działaniami BHP w dużej lub średniej firmie.
Zarządzanie działaniami to jeden z najbardziej czasochłonnych aspektów zarządzania BHP. Trzeba pamiętać o zbliżających się terminach wykonania oraz o tym, kto jest za konkretne działanie odpowiedzialny.
Jeśli w realizację działania zaangażowany jest ktoś poza Tobą, musisz prosić o aktualizacje statusu realizacji działania, śledzić postępy i upewniać się, że nic nie umknęło Twojej uwadze.
Pomnóż to przez setki zadań do wykonania i terminów do przypilnowania w ciągu roku, a otrzymasz przepis na istną katastrofę.
Na szczęście nie musi tak być.
Za HSEnet stoi zespół, który ma wiele lat doświadczenia w zakresie BHP – wiemy więc co działa (a co nie działa).
Poniżej znajduje się sześć wskazówek dotyczących zarządzania zadaniami, które usprawnią Twoją pracę. Szczególnie jeśli zarządzasz zespołem BHP w dużej firmie, która posiada kilka oddziałów rozmieszczonych w różnych miejscach i pracuje w zespołach rozproszonych.
1. Jak skutecznie zarządzać działaniami BHP? Po pierwsze scentralizuj wszystko
To zrozumiałe, że trudno jest skutecznie zarządzać działaniami BHP i śledzić wszystkie podejmowane działania, gdy są one rozproszone w wielu różnych miejscach i spisane w wielu różnych dokumentach wielu różnych osób.
Nawet najbardziej zorganizowana osoba chcąca zarządzać tymi działaniami może łatwo popełnić błąd lub nie dotrzymać terminu – co może skutkować poważnym wypadkiem lub karą finansową w razie kontroli.
Dlatego jedno scentralizowane miejsce, w którym spisane są wszystkie podejmowane działania, przyporządkowane do wypadków i kontroli, z których wynikają, jest bardzo przydatne i niesamowicie ułatwia zarządzanie nimi. W szczególności, jeśli taki rejestr dostępny jest dla wszystkich zainteresowanych osób online, za pomocą smartfona i urządzeń mobilnych.
Pierwszą i najważniejszą odpowiedzią na pytanie jak skutecznie zarządzać działaniami BHP, jest zidentyfikowanie wszystkich działań do wykonania i zebranie ich w jednym, scentralizowanym miejscu.
Pozbieraj wszystkie te kolorowe karteczki samoprzylepne umieszczone na monitorze i w pobliżu Twojego stanowiska pracy. Zidentyfikuj e-maile, excele i zapisane w notesie listy rzeczy do zrobienia.
Wyrzuć z głowy wszystkie te zadania, które tam przechowujesz i spisz je.
Pomyśl o wszystkim, nad czym musisz popracować we wszystkich swoich projektach, w tym o zaległych analizach wypadków przy pracy i zdarzeń potencjalnie wypadkowych, zaplanowanych kontrolach i audytach, planowanych na ten rok aktualizacjach ocen ryzyka zawodowego oraz zbliżających się terminach szkoleń BHP i badań lekarskich pracowników.
Nie martw się jeszcze o ich organizację — po prostu zbierz wszystko w jednym miejscu, aby zacząć.
Kiedy już będziesz miał listę zadań, pamiętaj o zanotowaniu wszelkich dodatkowych istotnych informacji, takich jak osoby odpowiedzialne i planowane terminy realizacji.
Jeśli kierujesz wieloosobowym zespołem BHP, dobrze jest upewnić się, że masz rejestr tego wszystkiego, nad czym pracują wszyscy członkowie Twojego zespołu. Pomoże to upewnić się, że żadna z osób nie będzie przeciążona przydzielonymi zadaniami i pomoże zidentyfikować zadania wymagające wkładu więcej niż jednej osoby.
Wiele zespołów korzysta z programu Excel do śledzenia zadań, ale arkusze kalkulacyjne to w rzeczywistości nie jest najlepszy sposób zarządzania zadaniami związanymi z BHP – czego być może doświadczyłeś na własnej skórze.
Zalecamy przechowywanie zadań w systemie oprogramowania wspomagającego zarządzanie BHP. Dzięki temu możesz zobaczyć wszystkie swoje oraz innych osób zadania i podejmowane działania w jednym, scentralizowanym miejscu.
Będziesz mógł szybko zlokalizować istotne informacje i skuteczniej wszystkim zarządzać.
2. Ustal priorytety najważniejszych działań do wykonania
Kiedy już będziesz mieć listę wszystkiego, co musisz zrobić, znacznie łatwiej będzie zdecydować, na których zadaniach się skupić w pierwszej kolejności.
Nie wszystko na Twojej liście rzeczy do zrobienia wymaga Twojej uwagi już dzisiaj, dlatego mądrze jest ustalić priorytety najpilniejszych zadań. Przydziel je poszczególnym zadaniom. Wyznacz także terminy realizacji do każdego z zadań.
To kolejny powód, dla którego korzystanie ze scentralizowanego systemu zarządzania jest tak pomocne: możesz zobaczyć szerszą perspektywę na wszystko, co należy zrobić.
3. Podziel duże zadania na mniejsze podzadania
Kiedy stoi przed nami perspektywa wykonania wielu skomplikowanych zadań, łatwo jest zostać przytłoczonym i nie wiedzieć, od czego zacząć.
Zamiast próbować realizować ogromne i złożone zadanie, pomocne może być podzielenie go na mniejsze kroki do wykonania.
Na przykład przygotowanie do dużego rocznego audytu możesz podzielić na kilka etapów.
Kiedy zadania są podzielone, łatwiej jest oszacować, ile czasu zajmie Ci wykonanie danej czynności. Pomoże Ci to efektywnie zaplanować swój czas.
Będziesz także w stanie przewidzieć potencjalne przeszkody.
Niektóre osoby lubią także wyznaczać terminy realizacji tych mniejszych podzadań. Może to pomóc w rozłożeniu realizacji dużego zadania w czasie i upewnieniu się, że nie trzeba będzie robić wszystkiego na ostatnią chwilę.
4. Deleguj mądrze
Uporządkowanie działań do wykonania w wielooddziałowej firmie daje możliwość przydzielenia ich do realizacji konkretnym osobom w konkretnych oddziałach.
Zastanów się, kto w danym oddziale jest odpowiedzialny i odpowiedni do realizacji konkretnego działania.
Niektóre zadania w Twoim kalendarzu będą musiały zostać wykonane przez Ciebie i tylko Ciebie. Można jednak zlecić inne zadania komuś innemu, szczególnie jeśli pracujecie w zespole. Dzięki temu możesz skupić się na projektach, które najbardziej wymagają Twojej uwagi.
W rzeczywistości skuteczne delegowanie zadań związanych z BHP, takich jak prowadzenie analizy zdarzeń potencjalnie wypadkowych albo kontroli BHP w poszczególnych oddziałach firmy, może sprawić, że cały zespół będzie mniej zestresowany i będzie bardziej produktywny, umożliwiając każdej osobie robienie tego, w czym jest najlepsza.
5. Ustaw automatyczne powiadomienia i przypomnienia
Kalendarze to niezwykle przydatne narzędzie, które pomoże Ci zachować porządek i zaplanować nadchodzące wydarzenia. Niestety, łatwo jest dać się pochłonąć pracy i zapomnieć o bieżącym sprawdzeniu kalendarza.
I to właśnie w takiej sytuacji przydatne stają się automatyczne powiadomienia i przypomnienia.
Jeśli na przykład miałeś ważne spotkanie z dyrektorem generalnym swojej firmy o godzinie 10:00, prawdopodobnie ustawiłeś alarm, aby o nim nie zapomnieć.
Na podobnej zasadzie mogą działać automatyczne powiadomienia i przypomnienia mailowe, które możesz skonfigurować i przypisać do konkretnych działań, aby mieć pewność, że ważne terminy Ci nie umkną.
Jak skutecznie zarządzać działaniami BHP? Najlepszym sposobem jest ustawienie automatycznych przypomnień i powiadomień w oprogramowaniu BHP, w którym możesz kontrolować nie tylko swoje zadania do wykonania, ale także zadania i działania podejmowane przez innych członków zespołu.
6. Korzystaj z automatyzacji
Nieważne, jak produktywni jesteśmy, doba ma tylko 24 godziny. Nie da się przeznaczać większości tego czasu na pracę.
I chociaż nic nie zastąpi doświadczonego specjalisty BHP, automatyzacja może pomóc w wykonaniu za nas części obowiązków i uwolnieniu sporej ilości czasu.
Automatyzacja w BHP może zastąpić ręczne, powtarzalne zadania, które normalnie wykonuje człowiek i wykonać je automatycznie.
Pomyśl o zadaniach, które wykonujesz codziennie, co tydzień, co miesiąc lub corocznie. Może to obejmować wprowadzanie danych, wysyłanie raportów z przeprowadzonych audytów oraz przydzielanie i pilnowanie realizacji działań naprawczych podejmowanych w oparciu o ustalenia z przeprowadzonej kontroli BHP, albo sprawdzanie terminów ważności badań lekarskich pracowników i wystawianie skierowań na badania.
Automatyzacja może zająć się wszystkimi tymi zadaniami za Ciebie. Na przykład oprogramowanie BHP może automatycznie powiadamiać mailowo kierownictwo firmy o wynikach przeprowadzonej przez Ciebie kontroli w zakładzie, dołączając jednocześnie raport zawierający zdjęcia i proponowane działania pokontrolne.
Może także automatycznie kontrolować i przypominać o terminach realizacji działań naprawczych podejmowanych na podstawie ustaleń z analizy wypadków przy pracy lub zdarzeń potencjalnie wypadkowych.
Może też sprawdzić za Ciebie, którym pracownikom kończą się terminy ważności szkoleń BHP lub badań lekarskich i przysłać Ci mailem listę takich pracowników, asystując jednocześnie w generowaniu skierowań na badania opartych o konkretne stanowiska pracy w konkretnych oddziałach firmy.
Wszystko sprowadza się do zrozumienia co należy zrobić, ustalenia priorytetów i dostępnych zasobów oraz wykorzystania oprogramowania i automatyzacji do zarządzania zadaniami w celu efektywnego zarządzania obciążeniem pracą.
Jak skutecznie zarządzać działaniami BHP?
HSEnet może Ci pomóc!
Wprowadź te wszystkie usprawnienia w życie dzięki oprogramowaniu wspomagającym zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy w dużych firmach – HSEnet.
Pamiętaj, że kluczem do skutecznego zarządzania BHP jest pracować mądrzej, a nie ciężej.
Aby dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami i poproś o demonstrację oprogramowania HSEnet już dziś.