Czym jest analiza stanu BHP w firmie? Kto i kiedy ją sporządza? Jak przygotować analizę stanu BHP?
Sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy jest jednym z podstawowych i poważniejszych zadań, które służba BHP w firmie wykonuje samodzielnie.
Zadanie sformułowane jest dość ogólnie i to być może właśnie dlatego w wielu firmach taka analiza to głównie przedstawienie statystyk częstotliwości i ciężkości wypadków przy pracy oraz statystyk chorób zawodowych w porównaniu rok do roku. Do tego podaje się najczęściej podstawowe informacje takie jak liczba pracowników przeszkolonych w zakresie BHP, liczba przygotowanych i zaktualizowanych kart oceny ryzyka zawodowego i opis działań zrealizowanych w poprzednim roku w celu poprawy warunków BHP.
Jednak czy to wystarczające informacje pozwalające ocenić, że analiza stanu BHP została przeprowadzona rzetelnie?
Analiza powinna obejmować wszystkie zagadnienia, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczne warunki pracy. Powinna także pokazywać te miejsca i obszary, które wymagają poprawy i doprowadzenia do zgodności z przepisami.
Podstawy prawne dokonywania oceny stanu bhp
· art. 207 Kodeksu pracy, w którym mowa o tym, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy, a w związku z tym powinien organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz zapewnić przestrzeganie przepisów i zasad bhp, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie i kontrolować ich wykonywanie,
· art. 236 Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek analizowania przyczyn wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych i innych chorób związanych z warunkami środowiska pracy, a na podstawie tej analizy stosowania właściwych środków zapobiegawczych,
· Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704, z późn. zm.), które nakłada na służbę bhp obowiązek sporządzania co najmniej raz w roku okresowej analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie, zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu poprawę warunków i bezpieczeństwa pracy oraz zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników.
Kto i jak często dokonuje analizy stanu BHP?
Analizę stanu BHP w firmie sporządzają:
– służba BHP w firmie, czyli np. inspektor ds. BHP lub specjalista ds. BHP
– pracownik, któremu pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby BHP, kiedy takiej nie ma w firmie,
– specjalista spoza zakładu, któremu zlecono wykonywanie zadań służby BHP,
– sam pracodawca wykonujący zadania służby BHP w sytuacji, kiedy zatrudnia do 20 pracowników i spełnia wymagania do wykonywania tych zadań.
Analizę zgodnie z przepisami przeprowadza się co najmniej raz w roku i w mniejszych firmach, o stosunkowo niewielkich zagrożeniach wypadkowych to wystarczy. Jednak w firmach, w których występują znaczne zagrożenia, które przekładają się na dużą liczbę wypadków przy pracy lub chorób zawodowych, analizę warto przeprowadzać częściej, np. półrocznie, kwartalnie lub nawet co miesiąc. Takie cząstkowe analizy mogą obejmować np. tylko najistotniejsze zagadnienia związane z bezpieczeństwem pracy, ale powinny być także brane pod uwagę w analizie rocznej – całościowej.
Roczna analiza stanu BHP powinna być sporządzona możliwie szybko po zakończeniu roku, aby można było zaplanować działania poprawiające stan BHP i uwzględnić je w w planach finansowych na kolejny rok.
W jakim celu wykonuje się taką szczegółową analizę stanu BHP w firmie i komu jest ona potrzebna?
Osobą, która jest odpowiedzialna za stan BHP w firmie jest pracodawca, a dalej wszystkie osoby kierujące pracownikami w ich obszarach odpowiedzialności.
Analiza stanu BHP to nie tylko zadanie służby BHP, ale także wywiązywanie się pracodawcy ze swoich obowiązków związanych z zapewnieniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa pracy w firmie.
Mając szczegółową analizę stanu BHP pracodawca widzi niezgodności z obowiązującymi przepisami oraz inne niedociągnięcia związane z zapewnieniem bezpieczeństwa pracy. Odpowiednio przygotowana analiza pozwala na podejmowanie różnych działań, m.in.:
- doprowadzenie warunków pracy do zgodności z przepisami,
- zwiększenia poziomu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników,
- zmniejszenia uciążliwości pracy,
- poprawy komfortu pracy.
Musimy pamiętać, że każda niezgodność z przepisami i wszystkie uciążliwości to potencjalne źródło zagrożeń, a każde zagrożenie jest potencjalnym źródłem wypadku przy pracy. Jeśli wszyscy będą o tym pamiętać i wykonywać pracę zgodnie z przepisami, wtedy będzie można powiedzieć, że w firmie jest bezpiecznie. Wszyscy będą też spokojni podczas kontroli organów zewnętrznych.
Analiza stanu BHP powinna być podsumowaniem stanu bezpieczeństwa pracy w firmie i podstawą do działań na przyszłość, w tym działań długofalowych. Wnioski z analizy pozwalają także określić kierunki, w których należy zmierzać aby jak najskuteczniej podnosić poziom bezpieczeństwa pracy w firmie.
Systematyczna i szczegółowa analiza stanu BHP jest wewnętrznym audytem systemu BHP w firmie. Jeśli jest prowadzona w sposób systematyczny i konsekwentny, jeśli są z niej wyciągane wnioski oraz są one realizowane, to jest to systemowe podejście do BHP.
Prawidłowo przygotowana analiza stanu BHP jest skarbnicą wiedzy o stanie bezpieczeństwa pracy w firmie oraz drogowskazem, busolą wskazującą kierunki dalszego rozwoju.
Jak powinna wyglądać analiza stanu BHP w firmie? Co powinna zawierać?
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy nie precyzuje zakresu informacji, jakie powinny znaleźć się w analizie stanu BHP. Przepisy nie regulują także wzoru takiej analizy, a tym samym nie określają, jakie konkretne informacje dokumentacja powinna zawierać.
Przepis mówi jedynie, że analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy powinna zawierać propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy.
Dlatego aby prawidłowo wykonać analizę stanu BHP należy pamiętać, że analiza roczna powinna być dostosowana do specyfiki zakładu pracy i uwzględniać występujące w nim zagrożenia i regulacje wewnętrzne.
Prawidłowo wykonana analiza stanu BHP w firmie nie jest jedynie suchą analizą wypadków przy pracy, które wydarzyły się w minionym roku. Bierze ona pod uwagę dużo szersze spektrum informacji.
Analiza powinna zawierać pewne konkretne informacje, które mają wpływ na bezpieczeństwo w firmie. Powinna ona stanowić pewnego rodzaju drogę prowadzącą z miejsca, w którym firma znajduje się obecnie pod względem zapewnienia bezpieczeństwa, do miejsca, w którym praca w niej jest jeszcze bezpieczniejsza.
Aby to osiągnąć, w analizie warto uwzględniać między innymi informacje o:
- firmie i jej zatrudnieniu, liczbie pracowników oraz strukturze organizacyjnej;
- wewnętrznych aktach prawnych dotyczących BHP;
- wdrożonych systemach zarządzania bezpieczeństwem pracy;
- kontrolach przeprowadzonych w minionym roku, zarówno jeśli chodzi o różnego rodzaju kontrole wewnętrzne, kontrole prowadzone przez Służbę BHP, jak i kontrole organów zewnętrznych, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy, Państwowa Inspekcja Sanitarna czy Państwowa Straż Pożarna;
- realizacji zarządzeń, decyzji, nakazów, poleceń, zaleceń organów nadzoru nad warunkami pracy;
- analizie wypadkowości w firmie, w tym liczbie wypadków przy pracy, ciężkości, częstości występowania, rodzajach przyczyn wypadków przy pracy i podejmowanych działaniach powypadkowych, informacje o rodzajach i umiejscowieniu urazów będących skutkami wypadków;
- informacje o chorobach zawodowych;
- stanie bezpieczeństwa obiektów i pomieszczeń pracy;
- procesach pracy, organizacji tych procesów, wyposażeniu pomieszczeń i stanowisk pracy;
- spełnieniu wymagań bezpieczeństwa pracy w czasie eksploatacji maszyn, urządzeń technicznych i narzędzi;
- spełnieniu wymagań dotyczących stosowanych w firmie niebezpiecznych substancji chemicznych i mieszanin, w tym o miejscu w którym udostępnione są karty charakterystyk tych substancji i mieszanin;
- spełnieniu wymagań dotyczących stosowanych czynników lub procesów o działaniu rakotwórczym lub mutagennym;
- zidentyfikowanych zagrożeniach związanych ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi;
- magazynowaniu i transporcie wewnątrzzakładowym;
- wynikach pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy i podejmowanych działaniach z tym związanych;
- przeprowadzonych i planowanych szkoleniach BHP pracowników, profilaktycznej opiece zdrowotnej, kwalifikacjach pracowników do wykonywania pracy;
- środkach ochrony indywidualnej wykorzystywanych w firmie, ich rodzajach, konkretnych zastosowaniach, sposobie udostępniania ich pracownikom;
- pracach szczególnie niebezpiecznych występujących w firmie i pracach wykonywanych przez co najmniej 2 osoby oraz zarządzaniu takimi pracami;
- pracach i stanowiskach, dla których opracowano lub zaktualizowano ocenę ryzyka zawodowego oraz jej wynikach;
- wyposażeniu pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie ochronne;
- ochronie pracy kobiet w ciąży, karmiących dziecko piersią i pracowników młodocianych;
- informacje na temat prac prowadzonych na terenie zakładu pracy przez podwykonawców;
- wnioskach z prac komisji bhp lub konsultacji z przedstawicielami pracowników;
- ważniejszych działaniach profilaktycznych mających na celu poprawę warunków BHP wprowadzonych w minionym roku;
- realizacji programów poprawy warunków pracy sporządzonych w poprzednich latach;
- zalecanych działaniach na kolejny rok i przyszłe lata;
- analizie kosztów związanych z BHP, w tym np. analizie kosztów wypadków przy pracy obciążających pracodawcę, kosztów składek na ubezpieczenie wypadkowe, kosztów wypłaconych świadczeń odszkodowawczych czy świadczeń wypłacanych z tytułu pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia i uciążliwych;
- analizie kosztów związanych z zapewnieniem pracownikom odpowiednich środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia ochronnego itp.
Powyższe zagadnienia do rocznej analizy stanu BHP w zakładzie pracy nie wyczerpują wszystkich aspektów, które należy uwzględnić, jednak mogą stanowić pewną podpowiedź, jakie dane warto w niej zawrzeć.
Sposoby wykonywania oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy
W opracowaniu kompleksowej analizy stanu BHP w firmie pomocne są formularze, w których opisuje się stan BHP. Formularz powinien zawierać odpowiedzi na pytania dotyczące wszystkich ocenianych zagadnień. Powinna się w nim także znaleźć rubryka z propozycjami działań, jakie powinny być podjęte w celu poprawy stanu BHP.
Dobrze opracowany formularz analizy stanu BHP może służyć przez wiele lat, a wypełniany corocznie będzie przeglądem tego, co już zrobiono w firmie i co wymaga zrealizowania aby poprawić stan BHP. Dzięki temu widać także, które działania były nieskuteczne i nie przyniosły spodziewanych wyników.
Dobrym sposobem przeprowadzania oceny stanu BHP oprócz części opisowej pomocne są listy kontrolne oceny stanu BHP składające się pytań badających poszczególne sfery stanu firmy. W przypadku negatywnych odpowiedzi na poszczególne pytania z list kontrolnych informacje w nich zawarte powinny być rozszerzane o dokładne wyjaśnienie istniejącego stanu, tego co jest przyczyną takiego stanu, kto się do niego przyczynił oraz co należy wykonać, aby doprowadzić do poprawy. Listy kontrolne powinny uwzględniać specyficzne dla danej firmy zagadnienia.
Do opracowania rocznej analizy stanu BHP warto wykorzystać wszystkie materiały opracowane w ciągu całego roku.
Będą to w szczególności wyniki pomiarów środowiska pracy, protokoły z regularnych kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, protokoły powypadkowe, zapisy z analizy zdarzeń potencjalnie wypadkowych, uwagi, wnioski i problemy zgłaszane przez pracowników, problemy zgłaszane przez osoby z nadzoru itp.
Zapisy i informacje zawarte w tych dokumentach będą podstawą do opracowania wniosków z analizy – pokażą co, gdzie i kiedy należy poprawić lub wdrożyć.
Aby uniknąć przeszukiwania dokumentów potrzebnych do przygotowania analizy stanu BHP warto w ciągu całego roku na bieżąco odnotowywać te tematy i problemy, które w rocznej analizie powinny się znaleźć. Odtwarzanie dokumentów i zbieranie informacji przed samą analizą może powodować, że pewne istotne informacje zostaną w niej pominięte.
Skąd wziąć dane potrzebne do analizy?
Aby prawidłowo przeprowadzić analizę stanu BHP w firmie, należy się do niej przygotować.
W tym celu trzeba zebrać pewne dane z różnych działów w firmie. Będą to zarówno dane dotyczące pracowników, które można uzyskać w dziale kadr, ale też dane dotyczące wypadków przy pracy, przeprowadzonych kontroli BHP, pomiarów czynników szkodliwych czy oceny ryzyka zawodowego, które powinny być gromadzone przez służbę BHP.
Do sporządzenia oceny stanu bezpieczeństwa warto wykorzystać dane zawarte w:
- dokumentacji technologicznej,
- instrukcjach obsługi i bezpiecznego wykonywania prac,
- rejestrze prac wykonywane przez co najmniej dwie osoby,
- dokumentacji technicznej maszyn i innych urządzeń,
- wyniki badań procesów technologicznych w aspekcie ich szkodliwości dla zdrowia pracowników,
- ocenie ryzyka zawodowego,
- protokołach pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia,
- protokołach kontroli przeprowadzanych przez służby wewnętrzne oraz zewnętrzne organy nadzoru nad warunkami pracy, takie jak PIP, PIS, PSP, UDT, ZUS itp.,
- aktach osobowych pracowników w zakresie informacji dotyczących kwalifikacji pracowników, szkoleń BHP, badań lekarskich itp.
- dokumentacji z wypadków przy pracy oraz podejrzeń o choroby zawodowe i chorób zawodowych,
- analizach zdarzeń potencjalnie wypadkowych,
- analizie wypadkowości,
- programach poprawy warunków pracy,
- wywiadach z przedstawicielami pracodawcy,
- wywiadach z pracownikami,
- protokołach ze posiedzeń komisji BHP,
- wewnętrznych regulacjach prawnych pracodawcy.
Plan poprawy warunków BHP
Prawidłowo sporządzona analiza stanu BHP w firmie powinna prowadzić do przygotowania planu poprawy warunków BHP na kolejny rok.
Ma on na celu opracowanie działań, które będą zmierzały do likwidacji nieprawidłowości i poprawy bezpieczeństwa i warunków pracy w firmie.
Dobrze, żeby taki plan został udokumentowany. Dzięki temu w kolejnym roku można będzie sprawdzić, co udało się osiągnąć oraz nad czym należy jeszcze popracować. Poza tym będzie on wyjściem do kolejnej analizy stanu BHP w firmie, którą trzeba będzie opracować w przyszłym roku.
Opracowanie i realizacja działań naprawczych powinna w zasadzie dotyczyć wszystkich, ponieważ praktycznie nie ma firm, w których warunki BHP byłyby idealne i niemożliwe do poprawy, a zagrożenia nie istniałyby.
Plan poprawy warunków BHP powinien być opracowany na określony czas, np. kwartał, rok, a kolejność podejmowanych działań powinna być uzależniona od wagi problemu, wielkości zagrożeń wymagających zlikwidowania.
Prawidłowy plan poprawy powinien być realny i możliwy do zrealizowania w zakresie możliwości firmy.
Należy też pamiętać o tym, że skoro analiza stanu BHP jest procesem powtarzanym corocznie, to również plan poprawy powinien być opracowywany na każdy kolejny rok. Dlatego warto opracować mechanizm tworzenia planu oraz system kontroli jego realizacji.
Przy opracowywaniu planu poprawy nie możemy zapominać o konsultacjach z przedstawicielami pracowników w zakresie tematów ujętych w planie, a także terminów i sposobów ich realizacji.
Głównym zadaniem planu poprawy warunków BHP jest doprowadzenie do obniżenia ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy i przy czynnościach, przy których ryzyko zostało oszacowane jako wyższe niż akceptowane przy spełnieniu obowiązujących przepisów. Preferowane powinny być rozwiązania poprawiające warunki dużej liczbie pracowników i likwidującej lub ograniczające znaczące zagrożenia.
Plan poprawy warunków pracy powinien prowadzić do podejmowania konkretnych działań, a realizacja tych działań powinna być powierzana konkretnym osobom. Dobrą praktyką jest także nadawanie ram czasowych realizacji działań tak, aby można było je zaplanować w czasie i kontrolować ich realizację.
Jak skutecznie kontrolować realizację działań z planu poprawy warunków pracy?
Użytkownicy platformy HSEnet.pl nie muszą pamiętać o kontrolowaniu terminów realizacji podejmowanych działań naprawczych i prewencyjnych.
Dzięki systemowi zarządzania działaniami dostęp do informacji o wszystkich zarejestrowanych działaniach z całej firmy możliwy jest online z każdego urządzenia z dostępem do internetu, a o zbliżających się terminach realizacji działań osoby odpowiedzialne otrzymują automatyczne powiadomienia.
Dzięki temu możliwa jest systematyczna kontrola nad realizacją działań i ich terminowością.
Chcesz przetestować oprogramowanie HSEnet.pl ?
Zapytaj o wersję demo systemu – kliknij TUTAJ
HSEnet to innowacyjne i kompleksowe oprogramowanie komputerowe wspomagające zarządzanie bezpieczeństwem pracy w dużych firmach.
Więcej o platformie HSEnet:
Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2022 poz. 1510 z późn. zm.)
§ 2 ust. 1 pkt. 3) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy Dz.U. 1997 nr 109 poz. 704 z późn. zm.