Jak usprawnić program zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych w dużej firmie?

zgłoszenie zdarzenia potencjalnie wypadkowego

Zdarzenia potencjalnie wypadkowe są powszechnie uważane za jeden z najlepszych wskaźników, które gdy są rejestrowane i analizowane, mogą znacznie ograniczyć liczbę wypadków przy pracy.

Jak pisaliśmy w poprzednim artykule omawiającym zdarzenia potencjalnie wypadkowe, ich śledzenie może przynieść wiele korzyści, m.in. pomóc w identyfikowaniu potencjalnych zagrożeń w miejscu pracy. Z tego powodu zgłaszanie sytuacji potencjalnie wypadkowych jest kluczową częścią proaktywnego programu bezpieczeństwa w każdej dużej firmie.

 

W tym artykule przyjrzymy się sposobom zwiększenia skuteczności zgłaszania sytuacji potencjalnie wypadkowych.

 

Jak często występują zdarzenia potencjalnie wypadkowe?

 

Trudno określić rzeczywistą liczbę zdarzeń potencjalnie wypadkowych. Jest to mocno zależne m.in. od wielkości konkretnej firmy i rodzaju jej działalności. Także różne źródła podają różne wartości, jednakże przyjmijmy, że na 300 zdarzeń potencjalnie wypadkowych przypada 1 wypadek przy pracy o poważnych skutkach.

I chociaż wiele firm śledzi zdarzenia potencjalnie wypadkowe, zdecydowana większość zdarzeń potencjalnie wypadkowych nie jest w ogóle zgłaszana.

 

Dlaczego pracownicy nie zgłaszają zdarzeń potencjalnie wypadkowych?

 

Jeśli chcemy zwiększyć skuteczność zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych, musimy przede wszystkim zrozumieć, dlaczego pracownicy w ogóle takich sytuacji nie zgłaszają.

Pracownicy pytani o to, co powstrzymuje ich przed zgłaszaniem zdarzeń potencjalnie wypadkowych, najczęściej wskazują 3 główne powody takiej sytuacji:

  • obawa przed konsekwencjami,
  • trudności w zgłaszaniu zdarzeń i skomplikowane formularze zgłoszenia,
  • brak zrozumienia sensu zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych.

Czy zatem można jakoś te trudności przezwyciężyć?

 

Jak zwiększyć skuteczność zgłaszania sytuacji potencjalnie wypadkowych?

 

1. Wyeliminuj strach przed konsekwencjami

Nie jest zaskoczeniem, że jako powód zamiatania nieszczęśliwych wypadków i zdarzeń potencjalnie wypadkowych pod dywan jest strach pracowników przed poniesieniem konsekwencji zaistniałego zdarzenia. 30% pracowników twierdzi, że boi się zgłaszać problemy związane z bezpieczeństwem.

Co ciekawe: pracownicy niekoniecznie boją się ukarania za to, że zdarzenie potencjalnie wypadkowe się wydarzyło.

Pracownicy często bardziej denerwują się tym, że zdarzenie potencjalnie wypadkowe miało miejsce w wyniku nieprzestrzegania przez nich instrukcji i procedur bezpieczeństwa.

W pewnej sytuacji, która faktycznie miała miejsce, pracownik ​​poślizgnął się na plamie oleju i prawie spadł z maszyny, którą naprawiał. Jednak tego nie zgłosił. Zapytany dlaczego, odpowiedział: „Nie zgłosiłem tego, ponieważ nie miałem na sobie kasku, a to mogłoby wpędzić mnie w kłopoty”.

 

Najlepszym sposobem na wyeliminowanie strachu przed poniesieniem konsekwencji jest zapewnienie anonimowości zgłoszeń zdarzeń potencjalnie wypadkowych. Dzięki temu skupimy się na wyciągniętych wnioskach, a nie na poszukiwaniu winnych. Zwiększamy też prawdopodobieństwo, że pracownicy następnym razem także zgłoszą sytuację, w której prawie dojdzie do wypadku.

 

2. Maksymalnie ułatw proces zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych

„Nie zamierzam przerywać pracy, szukać papierowego formularza i wypełniać szeregu pól, z których 90% nie ma nic wspólnego ze mną. Po prostu łatwiej mi jest powiedzieć koledze, z którym pracuję, gdy następnym razem będzie się tam wspinać: *Uważaj, jest ślisko* ” – może stwierdzić pracownik.

Co to może oznaczać?

Zadaj sobie pytanie: czy próbowałeś ostatnio wypełnić w swojej firmie formularz zgłaszania zdarzenia potencjalnie wypadkowej? Spróbuj i sprawdź jak sytuacja wygląda w Waszym przypadku. Czy formularz ten aby nie zawiera pytań o szereg zbędnych na etapie zgłoszenia danych?

 

Co zatem może ułatwić proces zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych?

Aplikacje mobilne umożliwiają pracownikom liniowym szybkie zgłaszanie niebezpiecznych zdarzeń, ich czasu i miejsca ich wystąpienia oraz podstawowych informacji o nich. Zamiast szukać papierowego formularza lub logować się do komputera, pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do formularza zgłaszania sytuacji potencjalnie wypadkowych za pomocą telefonu, tabletu dostarczonego przez firmę lub panelu ustawionego w hali produkcyjnej.

Inne dobre praktyki ułatwiające zgłaszanie sytuacji potencjalnie wypadkowych:

  • Umożliwiaj zgłaszanie zdarzeń potencjalnie wypadkowych bezpośrednio każdemu pracownikowi, nie koniecznie tylko nadzorowi
  • Gromadź tylko te informacje, których naprawdę potrzebujesz, rozważ ograniczenie pól do kluczowych szczegółów, takich jak data, godzina, lokalizacja, opis zdarzenia oraz komentarze pracowników
  • Zezwalaj pracownikom na przesyłanie zdjęć w celu uzyskania dodatkowych szczegółów bezpośrednio z poziomu formularza zgłoszenia zdarzenia

Nie zmuszaj pracowników do całkowitego przerwania tego, co robią, aby znaleźć i wypełnić papierowy raport dotyczący niebezpiecznej sytuacji lub zdarzenia potencjalnie wypadkowego.

 

3. Komunikuj znaczenie zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych

W organizacjach, w których ignoruje się zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa, nie jest zaskoczeniem, że pracownicy nie zawracają sobie głowy zgłaszaniem zdarzeń potencjalnie wypadkowych. W końcu kierownictwo najwyraźniej nie ceni takich informacji. Większość pracowników w dużych firmach twierdzi jednak, że kierownictwo pokazuje, iż dba o bezpieczeństwo pracowników. Dlaczego więc sytuacje potencjalnie wypadkowe często nie są zgłaszane nawet w organizacjach o silnej kulturze bezpieczeństwa?

Jednym z powodów jest przekonanie, że wiele niebezpiecznych sytuacji uważane jest przez pracowników za zbyt trywialne, aby zawracać sobie nimi głowę i je zgłaszać.

„Jeśli przekażę informację o niebezpiecznej sytuacji koledze, mam poczucie, że wykonałem swoje zadanie i ostrzegłem go o zagrożeniu. Nie czuję potrzeby informowania o tym całej firmy” – twierdzi wielu pracowników.

 

Twoim zadaniem oraz szansą jest współpraca z pracownikami i próba przewidzenia, które problemy nie zostaną przez nich zgłoszone, a następnie zapewnienie szkoleń dotyczących tych sytuacji. Może to przebiegać zgodnie z poniższym scenariuszem:

  • Jasno zdefiniuj, co stanowi sytuację grożącą wypadkiem i podaj przykłady
  • Pokaż pracownikom, co się dzieje, gdy zgłaszają zdarzenia potencjalnie wypadkowe i jak ich wysiłki zwiększają bezpieczeństwo pracy
  • Szybko reaguj na zgłoszone incydenty
  • Upewnij się, że pracownicy wiedzą, jak zgłosić sytuację potencjalnie wypadkową (nie zakładaj z góry, że to wiedzą!)

 

Dodatkowe dobre praktyki dotyczące zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych, które warto zastosować w dużej firmie

 

Postępuj zgodnie z „zasadą 30 sekund”.

„Zasada 30 sekund” odnosi się do idei, że pracownicy powinni być w stanie wypełnić formularz zgłoszenia zdarzenia potencjalnie wypadkowego w maksymalnie 30 sekund. Jeśli wypełnienie formularza będzie trwało zbyt długo, pracownik prawdopodobnie w ogóle go nie wypełni, a Ty stracisz ważne dane.

Oprócz zmniejszenia liczby pól w formularzu, jednym ze sposobów ułatwienia jego wypełniania jest użycie pól wyboru lub list rozwijanych. Zamiast wpisywać informacje, pracownicy mogą po prostu zaznaczyć pole, które dotyczy ich sytuacji.

 

Naucz pracowników, jak rozpoznawać sytuacje potencjalnie wypadkowe

Zanim poprosisz pracowników o zgłaszanie zdarzeń potencjalnie wypadkowych, ważne jest dokładne zdefiniowanie, co stanowi takie zdarzenie. Pomocne może być przedstawienie pracownikom przykładów sytuacji potencjalnie wypadkowych, które można spotkać w ich miejscu pracy.

Oto kilka typowych przykładów zdarzeń potencjalnie wypadkowych:

  • Poślizgnąłem się na płynie hydraulicznym na hali produkcyjnej i prawie upadłem
  • Prawie upuściłem ciężki przedmiot na stopę
  • Z rusztowania spadła deska podczas, gdy poniżej pracowali ludzie
  • Prawie uderzyłem kogoś ładunkiem przewożonym na wózki widłowym, ponieważ nie widziałem, że wychodzi zza rogu

Możesz także podać negatywne przykłady, które pokazują, czym nie jest sytuacja potencjalnie wypadkowa, aby pracownicy mogli dokładnie je rozpoznawać.

 

Zapewnij szkolenia dot. zdarzeń potencjalnie wypadkowych

Samo oczekiwanie od pracowników zgłaszania przez nich zdarzeń potencjalnie wypadkowych nie wystarczy. Trzeba ich nauczyć, jak to robić.

Zaplanuj czas na naukę procedur zgłaszania sytuacji potencjalnie wypadkowych, ćwiczenie ich z pracownikami i wzmacniaj tę wiedzę przy każdej okazji.

Potencjalne tematy szkoleń, które można poruszyć, obejmują:

  • Dlaczego powinienem zgłaszać zdarzenia potencjalnie wypadkowe?
  • Jak zgłosić sytuację, w której mogło dojść do wypadku?
  • Jakie informacje powinienem zgłosić?
  • Co się stanie, gdy zgłoszę sytuację, w której doszło do zdarzenia potencjalnie wypadkowego?
  • Czy mogę mieć kłopoty za zgłoszenie sytuacji, w której doszło do zdarzenia potencjalnie wypadkowego?

Szkolenia dotyczące zdarzeń potencjalnie wypadkowych mogą być częścią szkoleń okresowych w zakresie BHP, a także nieformalnych rozmów w trakcie wizytacji stanowisk pracy albo spotkań na temat bezpieczeństwa. Są to również świetne tematy, które warto poruszyć w biuletynie dotyczącym bezpieczeństwa, jeśli go posiadasz.

 

Analizuj dane dotyczące zdarzeń potencjalnie wypadkowych

Analiza przyczyn źródłowych to systematyczny proces identyfikowania czynników leżących u podstaw zagrożeń i wypadków – czyli „przyczyn pierwotnych” – oraz reagowania na nie. Wypadki nie zdarzają się “tak po prostu”. Analiza przyczyn źródłowych pomaga zrozumieć nie tylko to, co się stało, ale także dlaczego tak się stało. W ten sposób można wyeliminować lub zmniejszać podstawowe zagrożenia, zanim spowodują wypadek.

W zależności od zasobów możesz nie być w stanie przeprowadzić analizy pierwotnej przyczyny każdego zgłoszonego zdarzenia potencjalnie wypadkowego. Dlatego warto wykonać ocenę powagi sytuacji, w której mogło dojść do wypadku. Na przykład wypadek, który mógł zakończyć się śmiercią, zostałby oceniony wyżej niż wypadek, który mógłby spowodować skręcenie kostki. Następnie możesz nadać priorytet badaniu sytuacji, w których doszło do zdarzenia potencjalnie wypadkowego o największym potencjale obrażeń.

Oprócz badania poszczególnych zdarzeń potencjalnie wypadkowych należy także przyjrzeć się danym dotyczącym zdarzeń potencjalnie wypadkowych jako całości, aby zidentyfikować wspólne przyczyny źródłowe.

 

Podejmuj działania

Zdarzenia potencjalnie wypadkowe często mają niższy priorytet i nie są poddawane takiej samej kontroli jak wypadki przy pracy. Jednak firmy, które poważnie traktują bezpieczeństwo swoich pracowników, powinny zdawać sobie sprawę z tego, że także przy zdarzeniach potencjalnie wypadkowych trzeba pamiętać o działaniach korygujących i dążyć do ich realizacji. Oznacza to wdrożenie formalnego procesu prowadzenia działań naprawczych i zapobiegawczych także w przypadku sytuacji, w których doszło do zdarzenia potencjalnie wypadkowego.

Zwróć uwagę na kilka kluczowych wskazówek dot. podejmowania działań korygujących po zgłoszonym zdarzeniu potencjalnie wypadkowym i zarządzania nimi:

  • Najpierw zaplanuj odpowiedni proces przepływu informacji, aby mieć pewność, że zgłoszenia zdarzeń potencjalnie wypadkowych są kierowane do właściwej osoby. Dzięki temu nie wylądują w segregatorze lub zakopane w czyjejś skrzynce odbiorczej
  • Następnie zdecyduj, w jaki sposób będziesz badać sytuacje potencjalnie wypadkowe
  • Na koniec upewnij się, że masz odpowiednie narzędzia umożliwiające zarządzanie i kontrolujące realizację przydzielonych zadań i działań. Dzięki temu pracownicy nie zapomną o przydzielonych im do wykonania działaniach korygujących w natłoku innych zajęć.

Najlepsze narzędzia do raportowania zdarzeń potencjalnie wypadkowych umożliwiają skonfigurowanie obiegu informacji w taki sposób, aby poszczególne etapy — powiadomienie, analiza, działania naprawcze — były uruchamiane automatycznie, a także rozsyłają automatyczne powiadomienia dotyczące procesu zarządzania zdarzeniami.

 

Zawsze wracaj z informacją zwrotną dotyczącą wniosków i podejmowanych działań

Regularne udzielanie pracownikom informacji zwrotnej po zgłoszeniu zdarzenia potencjalnie wypadkowego jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania bezpieczeństwem w miejscu pracy, pomagając poprawić świadomość pracowników, kulturę bezpieczeństwa, zapobiegać przyszłym wypadkom i zachęcać pracowników do uczestnictwa w procesie zapewniania bezpiecznego środowiska pracy.

 

Zachęcaj pracowników do zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych

Istnieje wiele sposobów na to, aby zachęcić pracowników do zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych. Wskazówki, jak to zrobić, znajdziesz w artykule: Jak zachęcić pracowników do zgłaszania sytuacji potencjalnie wypadkowych i zagrożeń w miejscach pracy.

 

Rozważ wdrożenie profesjonalnego oprogramowania do raportowania zdarzeń potencjalnie wypadkowych

Oprogramowanie do raportowania sytuacji potencjalnie wypadkowych może bardzo pomóc w skutecznym rejestrowaniu i analizowaniu danych dotyczących zdarzeń potencjalnie wypadkowych.

Najlepsze narzędzia do zgłaszania zdarzeń potencjalnie wypadkowych stanowią część kompleksowego systemu oprogramowania BHP, który obejmuje również inne funkcje, takie jak audyty i kontrole, działania naprawcze i zapobiegawcze oraz ocenę ryzyka zawodowego. Chociaż kompleksowy system może być (choć nie zawsze jest) droższy na początku, większość firm w dłuższej perspektywie osiąga znaczne oszczędności z wprowadzania wielomodułowego oprogramowania BHP i ogromne korzyści pod względem produktywności i wydajności, ponieważ działanie takich narzędzi jest kompleksowe.

 

Aby dowiedzieć się więcej tym, jak oprogramowanie BHP może pomóc w zarządzaniu zdarzeniami potencjalnie wypadkowymi w Twojej firmie, wypełnij formularz i poproś o bezpłatną demonstrację oprogramowania wspomagającego zarządzanie BHP w dużych firmach – HSEnet.

 

 

Zapisz się na newsletter HSEnet, aby otrzymywać wiadomości z informacjami o aktualnościach, nowych materiałach i najlepszych praktykach BHP.

Powiązane artykuły

HSEnet to scentralizowane oprogramowanie komputerowe oparte na chmurze, które umożliwia zintegrowane zarządzanie bezpieczeństwem pracy w dużych firmach.

Od 2018 roku pomagamy dużym i średnim firmom lepiej zarządzać wypadkami przy pracy i niebezpiecznymi zdarzeniami, audytami i kontrolami, działaniami naprawczymi, oceną ryzyka zawodowego, badaniami lekarskimi i szkoleniami BHP pracowników oraz używanymi materiałami niebezpiecznymi.

Zostań ekspertem BHP​

Zapisz się na newsletter, aby otrzymywać wiadomości z aktualnościami i najlepszymi praktykami BHP.

Najnowsze wpisy

Zespół HSEnet realizuje misję pomagania średnim i dużym firmom lepiej zarządzać BHP i tworzyć bezpieczniejsze miejsca pracy. Dołącz do nas, subskrybując nasz blog i otrzymuj aktualizacje na temat ciekawych ebooków, webinarów, artykułów, naszego oprogramowania i innych powiązanych tematów.