Arkusze kalkulacyjne są wciąż najpowszechniejszym narzędziem używanym przez większość średnich i dużych firm do zarządzania danymi dotyczącymi BHP.
Nic dziwnego, że tak wiele organizacji nadal korzysta z programu Excel: jest znany i powszechnie dostępny.
Niestety funkcje, które czynią arkusze kalkulacyjne atrakcyjnymi, powodują także, że stwarzają one ogromne ryzyko dla biznesu.
Excel to bardzo dobre narzędzie do planowania budżetu. Jeśli jednak chodzi o zarządzanie BHP, arkusze kalkulacyjne są złym wyborem.
– „Ale jak to? Dlaczego? Przecież używam Excela i bardzo mi pomaga!” – zapytasz?
Dzieje się tak dlatego, że Excel nie został zaprojektowany do zarządzania procesami. Pomimo tego wielu z nas nadal używa go w ten sposób.
W tym artykule poznasz 9 poważnych problemów związanych z używaniem arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania BHP, które powodują, że arkusze kalkulacyjne utrudniają pracę Twojego zespołu i narażają Twoją firmę.
Problem 1: Przekroczone terminy
Kiedy używasz programu Excel do zarządzania procesami BHP, ważne terminy mogą Ci umknąć.
Załóżmy, że utworzyłeś arkusz kalkulacyjny zawierający listę wszystkich działań BHP do wykonania, osób przydzielonych do ich wykonania i terminów ich realizacji. Jeśli nie będziesz regularnie sprawdzać arkusza kalkulacyjnego (a większość ludzi tego nie robi), łatwo przeoczyć ważny termin.
Jest to szczególnie widoczne, jeśli używasz kilku różnych arkuszy do pilnowania różnych procesów BHP. Terminów ważności badań lekarskich i szkoleń BHP pracowników w jednym pliku Excel, terminy odnowień pozwoleń na pracę w drugim arkuszu, terminy planowanych kontroli i audytów w innym, a wymagane przepisami raportów do GUS w jeszcze innym.
Gdy informacje są rozproszone albo znajdują się w większej liczbie rożnych arkuszy kalkulacyjnych, łatwo jest przeoczyć ważny termin. To może skutkować konsekwencjami dla Waszej firmy.
Jeśli taka sytuacja brzmi znajomo, prawdopodobnie jest to znak, że nadszedł czas, aby rozejrzeć się za dedykowanym oprogramowaniem do zarządzania procesami BHP. Systemy takie znacznie ułatwiają zarządzanie codziennymi zadaniami i zmniejszają ryzyko, że coś przeoczysz.
Problem 2: Słaba współpraca w zespole
Jeśli Wasza firma działa jak większość średnich i dużych organizacji, bardzo prawdopodobne jest, że Twój zespół używa arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania zadaniami wymagającymi zaangażowania wielu osób. Jeśli tak jest, to prawdopodobnie doświadczyłeś frustracji związanej z próbą współpracy w zespole za pośrednictwem programu Excel.
W przypadku arkuszy kalkulacyjnych udostępnianie plików lub dokumentów związanych z konkretnym zadaniem jest utrudnione. Tracisz czas na wysyłanie wiadomości e-mail w tę i z powrotem oraz przeglądanie załączników w poszukiwaniu potrzebnych informacji. Szczególnie widać to podczas pracy zdalnej z wykorzystaniem plików Excel.
Organizacja pracy kuleje, a produktywność cierpi. Nie wspominając o tym, że zawsze trzeba sprawdzać, czy otrzymany właśnie od członka zespołu arkusz jest tym aktualnym, a nie starszą i nieaktualną jego wersją.
Oprogramowanie wspomagające zarządzanie BHP wspiera współpracę w zespole, umożliwiając udostępnianie i zarządzanie informacjami centralnie, bez potrzeby wysyłania plików za pomocą maili.
Problem 3: Utrzymywanie wielu różnych danych wraz załącznikami w jednym, uporządkowanym miejscu
Załóżmy, że codziennie wykonujesz obchody BHP w poszukiwaniu zagrożeń w miejscach pracy i tworzysz raporty z takich obchodów. Wiele osób wykryte nieprawidłowości i proponowane działania korygujące spisuje w arkuszach kalkulacyjnych, do których wkleja zdjęcia nieprawidłowości.
Jeśli wykonujecie obchody często, to taki arkusz bardzo szybko rośnie. Załączanie zdjęć jest problematyczne, dodatkowo zdjęcia nie zawsze dają się przypisać do konkretnych komórek w arkuszu, a podczas modyfikowania pliki rozjeżdżają się.
A jeśli w Waszej firmie funkcjonuje kilka oddziałów i różne działy w tych oddziałach, a Ty chcesz, aby wyniki wszystkich obchodów były uporządkowane, to w niedługim czasie zrobi Ci się wiele plików Excel, z których każdy urośnie do kilkuset rekordów.
W takiej sytuacji lepiej będzie skorzystać z systemu BHP przeznaczonego do zarządzania kontrolami i audytami. Systemy takie umożliwiają przyporządkowanie wszystkich nieprawidłowości do konkretnych obchodów i zapewniają łatwe wyszukiwanie wyników każdego obchodu.
Dobre oprogramowanie umożliwia także załączanie zdjęć do nieprawidłowości i konkretnych pytań kontrolnych, dzięki czemu zawsze można będzie je udokumentować. Dzięki funkcji powiązywania plików z audytami, zdjęcia nigdy się nie pomieszają.
A dzięki możliwości otrzymywania automatycznych powiadomień o postępie w realizacji działań korygujących i przypomnień o zbliżających się terminach ich wykonania, zawsze będziesz wiedzieć, które z nich powinny być już zrealizowane. Dodatkowo dzięki zawartemu w systemie BHP kalendarzowi, będziesz widzieć wszystkie nadchodzące zadania jak na dłoni.
Problem 4: Problematyczne śledzenie statusu realizacji zadań
Poniższy scenariusz zdarza się w wielu dużych firmach bardzo często: zadanie do wykonania zostaje dodane do arkusza kalkulacyjnego, ale status jego realizacji nie jest aktualizowany.
Załóżmy, że używasz systemu barwnego kodowania zaplanowanych zadań poprawiającego widoczność statusów ich realizacji (np. nadajesz kolor zielony dla zadań zakończonych, niebieski dla zadań będących w toku z długim terminem na wykonanie, żółty zadaniom ze zbliżającym się terminem realizacji, a czerwony dla zadań z przekroczonym terminem wykonania), ale osoby w Twoim zespole zapominają o aktualizowaniu tych statusów. Gdy tak się dzieje, może się okazać, że zadanie, które wciąż ma status „w realizacji”, w rzeczywistości jest opóźnione!
W efekcie spędzasz mnóstwo czasu na weryfikowaniu realizacji zadań, uczestniczeniu w spotkaniach poświęconych podsumowaniom ich realizacji oraz na przeglądaniu arkuszy kalkulacyjnych i wysyłaniu maili z prośbą o aktualizację statusu wykonania. Jest to szczególnie problematyczne, gdy Wasza firma ma kilka oddziałów i część (lub całość) zespołu pracuje w trybie rozproszonym w różnych miejscach.
Jeśli masz problemy z kontrolowaniem pracy zespołu, wiedz, że istnieją skuteczniejsze narzędzia.
Prawdopodobnie lepiej dla Was będzie, jeśli zdecydujecie się na wprowadzenie systemu zarządzania zadaniami i działaniami, zamiast tracić cenny czas w oczekiwaniu na aktualizację statusów realizacji poszczególnych działań.
Możesz śledzić zadania online w scentralizowanym kalendarzu, sprawdzać postęp na pulpitach nawigacyjnych i otrzymywać powiadomienia mailowe, gdy coś wymaga Twojej uwagi.
Problem 5: Błędy w arkuszach
Bardzo wiele utworzonych plików arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy. Nawet starannie opracowane arkusze mogą zawierać błędy w formułach. Oznacza to, że w dużych, złożonych arkuszach kalkulacyjnych, będą występować dziesiątki różnych błędów.
Niestety praktyka pokazuje, że jesteśmy nie tylko podatni na popełnianie błędów, ale także słabo je wykrywamy. A ponieważ nie ma narzędzia do sprawdzania błędów w arkuszach kalkulacyjnych, wiele z tych błędów po prostu pozostanie niezauważonymi.
Do czasu, gdy spowodują problem.
Nawet drobne rozbieżności w arkuszu kalkulacyjnym mogą mieć poważne konsekwencje. Pominięcie pojedynczej komórki zawierającej istotną daną lub błąd we wzorze może radykalnie zmienić końcowy wynik obliczeń. Formuła zawierająca błędy może nie zwracać pożądanych danych.
Co gorsza, jeśli podejmujesz decyzje na podstawie nieprawidłowych lub niekompletnych danych, możesz potencjalnie przeoczyć poważne ryzyko, które prowadzi do wypadku.
Problem 6: Ryzyko utraty ważnych danych
Nigdy nie należy w 100% polegać na arkuszach kalkulacyjnych w zakresie zapisywania kluczowych informacji biznesowych.
Co się stanie, jeśli Twój komputer ulegnie awarii? A może przypadkowo usuniesz plik i zorientujesz się, że potrzebujesz mieć go z powrotem? Albo zapomnisz, gdzie ważny plik został zapisany?
Nawet jeśli zachowasz ostrożność i ręcznie utworzysz kopie zapasowe w skrzynce e-mail lub na innym dysku, nadal wiele może pójść nie tak.
Dopóki używasz arkuszy kalkulacyjnych do przechowywania danych dotyczących BHP, miesiące lub lata pracy mogą po prostu zniknąć w ciągu kilku sekund.
Problem 7: Zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji
Korzystanie z funkcji programu Excel podczas zarządzania procesami BHP w dużej firmie stwarza szereg zagrożeń bezpieczeństwa.
Np. niekontrolowane udostępnianie arkuszy kalkulacyjnych za pośrednictwem prywatnej poczty e-mail, dysków USB i usług udostępniania plików zwiększa poziom ryzyka.
Poza tym nawet arkusze chronione hasłem nie są tak bezpieczne, jak mogłoby się wydawać. Np. nawet firma Microsoft, producent programu Excel, ostrzega, że nie może odzyskać zapomnianych haseł i jeśli zapomnisz lub zgubisz hasło – nie będziesz mógł go odzyskać.
Problem 8: Brak standaryzacji i kontroli nad arkuszami
Większość firm nie ma opracowanych zasad dotyczących tworzenia i utrzymywania plików arkuszy. Wiele firm nie prowadzi nawet szkoleń z obsługi arkuszy kalkulacyjnych dla swoich pracowników.
Z tego powodu wiele źle zaprojektowanych arkuszy kalkulacyjnych przepełnionych jest nieuporządkowanymi danymi. Co gorsza, zazwyczaj nie ma standardu dotyczącego nazewnictwa plików i struktury folderów, co uniemożliwia zlokalizowanie potrzebnych informacji.
Istnieje również ryzyko, że gdy kluczowi pracownicy przejdą na emeryturę lub zmienią stanowisko, stracisz lata zgromadzonej i przechowywanej przez nich wiedzy. Ponowne opracowanie utraconych danych oraz przeszkolenie nowych osób w zakresie postępowania z nowymi danymi może zająć dużo czasu. W międzyczasie ryzykujesz nieprzestrzeganiem przepisów i przeoczeniem niezrealizowanych zadań.
Problem 9: Niska efektywność pracy pracy i marnowanie czasu
Dla większości profesjonalistów BHP najbardziej oczywistym niebezpieczeństwem korzystania z arkuszy kalkulacyjnych jest to, że praca z nimi pochłania czas.
Dane należy szczegółowo wprowadzać komórka po komórce, a następnie kopiować i wklejać z jednego arkusza kalkulacyjnego do drugiego.
Wyobraź sobie, że otrzymujesz arkusz ze spisem pracowników. W spisie każdy z pracowników wypisany jest w taki sposób, że jego imię i nazwisko wpisane jest w jednej kolumnie. Pracowników jest 500. Twoim zadaniem jest, aby skopiować tę listę do innego arkusza, ale w tym nowym arkuszu wymaga się, aby imię i nazwisko każdego z pracowników znajdowało się w oddzielnej kolumnie. Na pewno potrafisz sobie wyobrazić taką sytuację, prawda? Prawdopodobnie już wcześniej czegoś takiego doświadczyłeś.
Za każdym razem, gdy zmieniają się przepisy i wymagania, również należy ręcznie dostosować wykorzystywane arkusze.
Wszystko to oznacza, że marnujesz czas na majsterkowanie przy plikach, podczas gdy mógłbyś pracować nad bardziej wartościowymi zadaniami, takimi jak wdrożenie systemu zarządzania BHP lub skupianie się na inicjatywach w zakresie podnoszenia kultury bezpieczeństwa.
Jeśli chodzi o zarządzanie BHP, w tym skuteczne zarządzanie działaniami BHP, arkusze kalkulacyjne są złym wyborem.
Czy jest jakaś alternatywa?
Dobra wiadomość jest taka – można inaczej! Zarządzanie BHP może być prostsze i bezpieczniejsze.
Jeśli nadal korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych, nadszedł czas na zmianę. Na szczęście sposób na uniknięcie tych wszystkich problemów jest prosty.
Przestań używać Excela na rzecz specjalistycznego oprogramowania wspomagającego zarządzanie BHP opartego na serwerach w chmurze.
Oprogramowanie HSEnet oferuje zestaw prostych w obsłudze, intuicyjnych i skutecznych narzędzi wspomagających zarządzanie procesami BHP, które z powodzeniem zastąpią wiele arkuszy Excel, a wszystkie przechowywane w nich dane dostępne będą dla wszystkich zainteresowanych osób online.
System wyposażony jest w moduły zarządzające wieloma danymi, m.in. dotyczącymi wypadków przy pracy i niebezpiecznych zdarzeń, audytów i kontroli, ocenami ryzyka zawodowego oraz badaniami lekarskimi i szkoleniami BHP wszystkich pracowników Waszej firmy. System sam dopilnuje ważnych terminów i wyśle automatyczne powiadomienia, gdy coś będzie wymagało Twojej uwagi.
W HSEnet możemy zaimportować dane z Twoich arkuszy kalkulacyjnych do naszego systemu, dzięki czemu przejście nie będzie wymagało Twojego wysiłku.
Aby dowiedzieć się więcej na temat oprogramowania do BHP, pobierz nasz bezpłatny przewodnik:
Oprogramowanie BHP w średniej i dużej firmie
